Wat willen we bereiken

Bestuur en Organisatie

Bestuur
De actuele ontwikkelingen vragen om een nieuwe stijl van besturen. Als college dragen wij een gezamenlijke verantwoordelijkheid om te besturen en taken uit te voeren. Centraal hierbij staat het uitgangspunt dat we ‘niet zorgen voor maar zorgen dat'. We betrekken inwoners, ondernemers, organisaties en adviesraden actief bij nieuwe ontwikkelingen én bij de uitvoering van bestaand beleid. Hiermee geven we concreet invulling aan de actieve, bereidwillige samenleving.

Organisatie
De ambtelijke organisatie moet in staat zijn onze stijl van besturen te faciliteren en te ondersteunen. De organisatie zal steeds meer onderdeel worden van een netwerk of keten van partners om de gemeentelijke taken uit te voeren. Vanuit het adagium ‘inhoud bepaalt vorm’ kunnen wijzigingen in de bestaande organisatiestructuur aan de orde zijn.

Regionale samenwerking

Samenwerking Drentsche Aa
De gemeenten Aa en Hunze, Assen en Tynaarlo werken samen op het gebied van bedrijfsvoering. Op verschillende onderdelen wordt de samenwerking verder vormgegeven, te weten inkoop, belastingen, arbo, duurzame inzetbaarheid, personeels- en salarisadministratie, de juridische functie, materieel, ICT, facilitaire zaken, Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en informatiebeveiliging. Uitgangspunt daarbij is dat de samenwerking meerwaarde oplevert als het gaat om Klant, Kosten, Kwetsbaarheid, Kwaliteit en Kennisdeling. Voor de kosten is de ambitie uitgesproken dat er voor de samenwerking op de verschillende bedrijfsvoeringsonderdelen een inverdieneffect van 5% (streefpercentage) moet zijn. Voor de belangrijkste taken waarvoor samenwerking gerealiseerd wordt, wordt een businesscase opgesteld. Per 1 januari 2015 zal het onderdeel belastingen samengaan en gehuisvest worden in het gemeentehuis in Gieten. Begin 2015 worden ook de inkoop en personeels- en salarisadministratie samengevoegd als de meerwaarde daarvan blijkt uit de businesscases van deze onderdelen.

RGA
De samenwerking binnen de Regio Groningen-Assen (RGA) wordt efficiënter ingericht met minder bestuurlijke drukte. De bedoeling is het aantal portefeuillehoudersoverleggen te verminderen. De portefeuillehoudersoverleggen rondom mobiliteit en economie blijven vooralsnog in stand. Er wordt een klein dagelijks bestuur samengesteld met experts vanuit de speerpunten (economie en verkeer en vervoer). De samenwerking met de stad Groningen intensiveren wij verder, ook los van de RGA. Door kennisuitwisseling en het benoemen van gemeenschappelijke thema’s zijn wij in staat om een actiegerichte economische agenda op te stellen voor de Regio Groningen-Assen. Op het gebied van verkeer en vervoer is binnen de RGA een uitvoeringsprogramma opgesteld. Alle deelnemende partijen binnen de RGA hebben hier bestuurlijk mee ingestemd. Het continueren van de regionale samenwerking binnen de RGA is in november 2013 door de raad besloten. Alle overige deelnemende overheden hebben ook ingestemd met voortgang van de samenwerking.

NG4
De samenwerking binnen de NG4 (vier grote steden binnen SNN) kenmerkt zich door een pragmatische overlegvorm die niet is geïnstitutionaliseerd. Dit willen wij graag zo voortzetten. Op basis van de inhoud treffen de portefeuillehouders elkaar om een gemeenschappelijk standpunt te bepalen. Onze agenda binnen de NG4 is gericht op het verstevigen van de samenwerking, innovatie en strategische positionering richting Europa. Hiervoor ontwikkelen wij een concreet werkprogramma met gerichte acties.

SNN
Bestuurlijke deelname aan het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) willen wij efficiënter gaan vormgeven door binnen de NG4 gezamenlijke standpunten te bepalen. Afvaardiging in de bestuurlijke overleggen kan dan plaatsvinden door één van de vier portefeuillehouders.

Bestuurlijke deelname aan de Taskforce
RIS3 is hiervan een goed voorbeeld. Wij gaan de bestuurlijke deelname en het agenderen van gezamenlijke onderwerpen verder uitwerken binnen de NG4.

EDR
Deelname aan bijeenkomsten van de Eems Dollard Regio (EDR) gaan wij intensiveren om ons netwerk met Duitse steden en ondernemers te vergroten. Vanuit de EDR en de Metropolregion Bremen Oldenburg gaan wij thema’s en projecten benoemen die kunnen bijdragen aan verdere versterking van het ondernemersklimaat in Assen.

GAE
Wij gaan gefaseerd op zoek naar partners die onze aandelen van Groningen Airport Eelde (GAE) willen overnemen. Onze bestuurlijke deelname zullen wij beperken tot wat strikt noodzakelijk is vanuit onze rol als aandeelhouder.

Dimpact
Het Dimpactcontract loopt tot minimaal 1 januari 2017 (Dimpact: landelijk samenwerkingsverband van gemeenten voor publieke dienstverlening en bedrijfsvoering).
In 2015 gaan we in Samenwerking Drentsche Aa-verband bekijken of er alternatieven zijn.

Dienstverlening (inclusief informatiebeveiliging)

Wij willen één overheidspoort voor de standaard dienstverlening, op basis van een landelijke structuur. De toegang lijkt voor de klanten één organisatorische eenheid, maar is in feite bemenst vanuit diverse onderdelen. Door eenvoudige dienstverlening via het digitale kanaal te laten verlopen, komen er middelen vrij voor maatwerk dicht bij de klant. Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het nodig is.
Met bestaande middelen willen wij efficiënter gaan werken. Digitalisering en samenwerking vragen om standaardisatie en om sanering van diensten/ processen/systemen.
Veel bestaande regels moeten wij aanpassen, afschaffen of vereenvoudigen. Er zal een knip komen in de standaard en niet-standaard processen. Dit maakt standaardisatie mogelijk. Eventuele afwijkende gevallen worden via maatwerk geregeld.
Inwoners, ondernemers, organisaties en adviesraden betrekken wij via co-creatie actief bij nieuwe ontwikkelingen en de uitvoering van bestaand beleid. Hierdoor kunnen we beter aansluiten bij wensen/behoeften en zelfredzaamheid vergroten.
Aan de hand van de door de klant belangrijk gevonden servicenormen meten we de kwaliteit van onze dienstverlening. Wij hechten groot belang aan informatiebeveiliging en privacy. Daarom voeren wij de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) in en maken we een start met de implementatie van BIG op Drentsche Aa-niveau.
Op kwaliteit en integriteit zijn wij aanspreekbaar. We maken werk van het vastleggen, volgen, afhandelen en terugkoppelen van meldingen en klachten. De nieuw ontwikkelde servicenormen zullen een meetinstrument voor de dienstverlening zijn.

Wat hebben we gedaan en wat is het resultaat

Bestuur en Organisatie

Bestuur
We betrekken, waar mogelijk, inwoners, ondernemers, organisaties en adviesraden bij de uitvoering van bestaand beleid en bij nieuwe ontwikkelingen. Zo is er een drietal pilots gestart in het kader van overheidsparticipatie: ‘Ruimte bieden in maatschappelijk vastgoed’, ‘Andere vormen van beheer openbare ruimte’ en ‘Koppeling algemeen en doelgroepenvervoer’. Ook in het Sociaal Domein speelt dit een belangrijke rol.
De gemeente krijgt hiermee een andere rol in het proces: zij ondersteunt, denkt mee, brengt partijen bij elkaar en zoekt naar mogelijkheden. Zo vergroten we de onderlinge betrokkenheid van maatschappelijke partijen en/of inwoners bij elkaar en hun leefomgeving, waarbij ze meedenken, meehelpen en mee-organiseren. De gemeente is veel meer faciliterend.

Organisatie
Bij advisering wordt van overheden en de gemeenten in het bijzonder, meer proces, verbinden en regie gevraagd en minder inhoudelijke expertise. Niet het inhoudelijke domein, maar de rol in het proces staat centraal: medewerkers worden breed ingezet op verschillende domeinen.
Dit vraagt andere kwaliteiten van medewerkers dan voorheen. De afgelopen twee jaar is hier reeds op ingezet, dit zal worden gecontinueerd. Nieuwe ontwikkelingen als opgave gestuurd werken en participatie spelen hierin een belangrijke rol.
In de praktijk uit zich dat in een gemeente die veel meer op hoofdlijnen werkt en faciliterend optreedt. Dit leidt tot meer inbreng en initiatief van inwoners en maatschappelijke partners.

Regionale samenwerking

Regionale Samenwerking Drentsche Aa
Het onderdeel Belastingen is per 1 november 2015 samengegaan en gehuisvest in Aa en Hunze. Het onderdeel Personeel en Salaris Administratie (PSA) is eveneens per 1 november samengegaan en gehuisvest in Tynaarlo. De ingangsdata zijn in de tijd opgeschoven, omdat het medezeggenschapstraject meer tijd heeft gevraagd. Voor beide samenwerkingen geldt dat de medewerkers in goed teamverband op de nieuwe locaties werken.
Het organiseren van de randvoorwaarden (implementatie nieuw heffingensysteem voor Belastingen, inregelen opdrachtgeverschap, detacheringen) heeft de nodige tijd in beslag genomen. Inmiddels gaat onze inzet uit naar het realiseren van de voordelen van het werken op één locatie met één team, onder meer door processen op elkaar af stemmen.
Over inkoop is besloten dat er geen samenvoeging komt, maar dat de inkoopafdelingen intensief met elkaar samenwerken in netwerkverband. Op de overige onderdelen wordt samengewerkt. De samenwerking op de onderdelen arbo en facilitaire zaken is gestopt, toen onderzoek uitwees dat samenwerking op die gebieden geen voordelen zou opleveren.
De feitelijke samenwerking is zo kort geleden gestart, dat het nog niet zinnig is om te meten wat de effecten zijn. De eerste berichten wijzen wel op positieve effecten.
In de individuele businesscases van zowel belastingen, als PSA is rekening gehouden met aanloopkosten, die niet zijn opgenomen in de begroting. Het gaat om de kosten die nodig waren om de samenvoegingen per 1 november 2015 te realiseren. Deze kosten bestaan uit de kosten van de kwartiermakers en die voor coördinatie en ondersteuning.
Het maatschappelijke effect van samenwerking in de regio op ruimtelijk en economisch gebied: er ligt een groot maatschappelijk belang in de gezamenlijke inzet op de verbetering van de bereikbaarheid, de ruimtelijke kwaliteit en de versterking van de economische structuur. Door samen te werken aan economische kansen wordt een bijdrage geleverd aan het versterken van het economisch klimaat en de werkgelegenheid.

RGA
Een belangrijk speerpunt ‘het economische kerngebied verder ontwikkelen’ is neergelegd bij de gemeenten Groningen en Assen, die zorgen voor afstemming met de deelnemers in de regio.
In 2015 is op verschillende manieren gewerkt aan de versterking van de regionale samenwerking tussen Groningen en Assen, maar ook met andere overheden en stakeholders.
Een belangrijk instrument om inhoud te geven aan dit economische speerpunt is het Economisch Platform (samenwerking tussen ondernemers, onderwijs en overheid). Een van de doelstellingen van het platform is het bevorderen van de werkgelegenheid in de regio. In 2015 zijn vanuit het Economisch Platform de thema’s ‘export naar Duitsland’ en ‘inclusieve arbeidsmarkt’ op de agenda gezet. Verder is afgelopen jaar gewerkt aan het opstarten van samenwerking tussen financierende partijen met als doel ondernemers beter te faciliteren.
Met het Ondernemerstrefpunt in Groningen (OTP) is gesproken over hoe de bestaande netwerkstructuur van de regio versterkt kan worden op het terrein van de aansluiting onderwijs – bedrijfsleven. Eenzelfde traject is gestart op het thema arbeidsmarkt.
Verder is in 2015 een start gemaakt met de uitvoering van de regeling ‘Regionale en Innovatieve Projecten’. Die is gericht op het investeren in projecten die vanuit de samenleving breed gedragen worden, een meerwaarde hebben voor de regio en duidelijk innovatief van karakter zijn.

NG4
Zie programma Werken in Assen; onderdeel Regionaal economisch Beleid.

SNN
De Taskforce RIS is op initiatief van de Bestuurscommissie Economische Zaken van het SNN in het leven geroepen. Hierin werkten bedrijfsleven, kennisinstellingen en overheden samen. Begin 2015 heeft zij haar opdracht voltooid met de oplevering van de Noordelijke Innovatie Agenda. Voor de uitvoering van deze agenda wordt gewerkt aan de oprichting van de Northern Innovation Board. Het bedrijfsleven neemt hierbij het voortouw, maar daarnaast is ook een rol weggelegd voor de kennisinstellingen en de overheden. Ook de NG4 gaat participeren in de Northern Innovation Board.

EDR
De burgemeester van Assen is toegetreden tot het bestuur van de Eems Dollard Regio.

GAE
De liquiditeitspositie van GAE neemt sneller af dan verwacht. De aandeelhouders (waaronder de gemeente Assen) hebben in 2015 besloten een strategische verkenning uit te voeren. Die behelst het ontwikkelperspectief van de luchthaven op de middellange termijn. De resultaten hiervan komen in 2016 beschikbaar.

Dimpact
Wij hebben het lidmaatschap van Dimpact gecontinueerd.
In de samenwerking Drentsche Aa is een eerste verkenning geweest. In 2015 is besloten zaakgericht te werken, hetgeen de samenwerking verder kan concretiseren.

Rechtbank
In nauwe samenwerking met zes andere steden, waar de rechtbanken eveneens met ontmanteling werden bedreigd, en de regionale stakeholders is succesvol gelobbyd voor het behoud van de rechtbank in Assen.

Dienstverlening (inclusief informatiebeveiliging)

Door de drie transities heeft de gemeente er nieuwe taken bij gekregen op het gebied van de Wmo en Jeugdhulpverlening. Deze taken zijn succesvol geïntegreerd in de gemeentelijke dienstverlening.

Operatie Basisregistratie Personen (BRP)
Eind 2015 is de definitieve opdracht gegeven om nieuwe Burgerzaken-apps (modules) te leveren. Met de nieuwe iBurgerzaken-apps wordt een plaatsonafhankelijke en digitale dienstverlening mogelijk gemaakt: zelfbediening voor en door de burger, 24x7 vanaf elk gewenst apparaat. Het bijhouden en verstrekken van persoonsgegevens wordt sneller, eenvoudiger en goedkoper. Daarnaast neemt de kwaliteit van de data en de beschikbaarheid toe. Voorbeelden zijn onder meer het doen van digitale geboorteaangifte en huwelijksaangifte, digitale aangifte van overlijden door begrafenisondernemers/uitvaartverzorgers. Bovendien kan de aanvrager inzien wat de stand van zaken van zijn aanvraag is.

i-NUP
De door de rijksoverheid beschikbaar gestelde iNUP-gelden (informatievoorziening Nationaal Uitvoeringsprogamma dienstverlening en e-overheid) zijn in 2015 besteed aan: aansluiten NHR (Nationaal Handels Register); implementatie BGT (Basisregistratie grootschalige Topografie); informatiebeveiliging en uniforme zoekmachine. Voor het sociaal domein aan rapportage, declaratie, rechtmatigheid en contractbeheer.

Servicenormen
Begin 2015 gaf een aantal servicenormen niet de gewenste resultaten. De naar aanleiding hiervan genomen maatregelen hadden als resultaat dat de rest van het jaar een aanzienlijke verbetering is gerealiseerd. Het vinden van een evenwichtige balans tussen voldoende bezetting en onvoorspelbare klantvragen vergt permanent onze aandacht.
In 2015 is de nieuwe servicewijzer ontwikkeld en vastgesteld. Deze nieuwe waarden vormen de kernwaarden van ons ‘hostmanship’ (mensgerichte dienstverlening, waar de mensen zich goed bij voelen).

Wat heeft het gekost