Wat willen we bereiken

Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling
We formuleren drie tot vijf basistalenten voor de Asser medewerkers, passend bij de waardengedreven netwerkorganisatie. Hierbij ontwikkelen we een methodiek om deze basistalenten meetbaar te maken. We ontwerpen een ‘ontwikkelprogramma basistalenten’ voor medewerkers. Het concept basistalenten wordt onderdeel van het HR-instrumentarium en krijgt zo nodig een plek in een nieuw te sluiten sociaal akkoord.
We voeren een pilot netwerkorganisatie uit rondom het thema Aantrekkelijke Binnenstad.
In de CAO Gemeenten 2011-2012 is afgesproken dat alle ambtenaren in algemene dienst worden aangesteld en in beginsel niet langer dan 5 jaar dezelfde functie bekleden. Met de waardengedreven netwerkorganisatie als uitgangspunt brengen we een roulatie op gang. In 2015 starten we met de managers.
In meer algemene zin maken we een begin met de doorlichting van de gehele organisatie. Dit doen we aan de hand van de aspecten klant, kosten, kwaliteit, kennis en kwetsbaarheid.
Organisatiebreed versterken we de inzet op continu verbeteren via het reeds bestaande KOERS-programma. Dit geldt ook voor de jaren hierna.
In aanvulling op bestaande beleidsevaluaties voeren we ter voorbereiding op de programmabegroting 2016 een Analyse Gemeentelijke Investeringen uit. Hiermee schetsen we een beeld van de effecten en de kosten van lokale en regionale beleidsmaatregelen.
We creëren arbeidsplaatsen voor BBL-ers

Flexibiliteit
Onderdeel van onze strategische personeelsplanning is flexibilisering van de formatie. De huidige verhouding vast/flexibel op basis van de begroting is 90/10. Onze ambitie is om deze verhouding te beïnvloeden richting 50/50 in 2018.

Optimalisatie kostendekkendheid
Waar mogelijk optimaliseren we de kostendekkendheid van leges, rioolheffing en afvalstoffenheffing.

Overhead
We introduceren een dynamische overhead. Dit betekent dat de omvang van de overhead de omvang van het primaire proces volgt.

Werkpunt!
Voor de doorontwikkeling van Werkpunt! stellen we een bedrijfsplan op. Onderdeel hiervan is de vraag welke juridische vorm Werkpunt! zal krijgen.

Bestuursopdrachten
We maken een businesscase toezicht en handhaving met als insteek de vraag ‘wat kost het en wat levert het op?’. Besluitvorming hierover vindt ook in 2015 plaats. Realisatie vindt vervolgens in 2016 plaats.
We onderzoeken de mogelijkheid om de afvalinzameling te verzelfstandigen. Dit geldt ook voor het parkeerbedrijf. Besluitvorming over al dan niet verzelfstandigen vindt in 2015 plaats. De eventuele daadwerkelijke verzelfstandiging zal dan in 2017 plaatsvinden.
We gaan de gladheidbestrijding anders organiseren, met als doel de kosten van de bedrijfsvoering te verminderen. Dit mag niet ten koste gaan van de veiligheid.

Het Nieuwe Werken
Het stadhuis is gereed voor Het Nieuwe Werken en, met uitzondering van de eenheid Uitvoering, zijn alle medewerkers in het stadhuis gehuisvest. We verkopen of verhuren Buitenzorg.

Overig
We komen met een voorstel tot aanvulling van het huidige frictiebudget. Door efficiënter te werken leveren we dezelfde kwaliteit dienstverlening tegen minder kosten. Dit geldt ook voor de jaren hierna.

Wat hebben we gedaan en wat is het resultaat

Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling
De keus voor ’niet zorgen voor maar zorgen dat’ heeft effect op de ontwikkeling van onze organisatie en onze medewerkers. In 2015 is een start gemaakt met deze andere manier van werken. In het kader van overheidsparticipatie zijn we in 2015, meer en anders dan andere jaren, in gesprek geweest met diverse partijen om ons heen. Daarbij hebben we als gemeente een meer faciliterende rol gekozen.
Ontwikkeling van het management is ondersteund door diverse bijeenkomsten. Ontwikkeling van medewerkers is onderdeel van de gesprekscyclus geweest. Iedere medewerker heeft een jaarplan gemaakt. Daarin zijn concrete werkafspraken, persoonlijke ontwikkeling en inzet van talenten benoemd. Het opleidingsbudget is niet goed benut in 2015 door teveel focus op bezuinigingen. We gaan in 2016 meer investeren in gerichte opleidingen.
Ook in 2015 stonden onze drie kernwaarden centraal: klant centraal, respect voor elkaar, waarde toevoegen. We zijn doorgegaan met continu verbeteren en hebben het KOERS-programma voortgezet.
We hebben de gemeentelijke investeringen in de bedrijfsvoering doorgelicht. De uitkomsten hiervan komen terug in de voorjaarsnota 2016.
We hebben vijf BBL-ers geplaatst. Daarmee is de doelstelling behaald.

Flexibiliteit
Flexibiliteit in de organisatie is belangrijk om mee te kunnen bewegen met de veranderende opgaven. In 2015 is het aantal vaste medewerkers verder afgenomen, het aantal tijdelijke contracten en inhuur is toegenomen. Hierdoor zijn personeelskosten hetzelfde als begroot, maar is er minder Fte ingezet en minder projectmatig werk gedaan. Flexibiliteit kost geld omdat externe inhuur vaak duurder is dan vaste formatie. We willen naar een organisatie die opgaven efficiënt, effectief en tegen zo laag mogelijke kosten realiseert. Ook andere ontwikkelingen spelen hierin een rol zoals verdergaande digitalisering, waarvoor in 2015 ook weer een aantal stappen gezet zijn.
Alle medewerkers van het programmabureau van de FlorijnAs zijn in 2015 terug naar de lijn gegaan.

Optimalisatie kostendekkendheid
De optimalisatie van leges is gerealiseerd. De rioolheffing en afvalstoffenheffing zijn getoetst aan de handreiking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en op basis hiervan is de conclusie dat deze op dit moment realistisch is.

Informatiebeveiliging
Het informatiebeveiligingsbeleid is vastgesteld door het college, er is een jaarplan informatiebeveiliging gemaakt en we zijn gestart met de invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten. De focus lag hierbij op het Sociaal Domein.
Diverse audits zijn uitgevoerd en met positief resultaat afgesloten.
Er is een rekenkamercommissie onderzoek naar informatieveiligheid gedaan. Hierin zijn diverse tekortkomingen geconstateerd en aanbevelingen gedaan. Eind 2015 hebben we een start gemaakt met de opvolging van deze aanbevelingen.

Overhead
We hebben dynamische overhead geïntroduceerd. Als systematiek is een set afspraken vastgesteld om met de overheadkosten mee te bewegen met het primaire proces. Zo sturen we bijvoorbeeld op maximaal 30% functies in de overhead. U wordt in de reguliere P&C-cyclus hierover geïnformeerd.

Werkpunt!
Het bedrijfsplan Werkpunt! is niet gerealiseerd. In het plan voor de eenheid Uitvoering en in aansluiting op de ontwikkelingen bij Werkplein Drentse Aa en Alescon zal hier in 2016 verder vorm aan worden gegeven.

Bestuursopdrachten
De businesscase toezicht en handhaving is een jaar doorgeschoven. Besluitvorming vindt in 2016 plaats.
Bestuursopdrachten parkeren, vastgoed en afval zijn in 2015 afgerond, hier wordt over gerapporteerd in de voorjaarsnota 2016.
We hebben onderzoek gedaan naar een andere wijze van gladheidsbestrijding. Uit dit onderzoek is gebleken dat gladheidsbestrijding al optimaal georganiseerd is en er geen extra bezuinigingen te realiseren zijn.

Het Nieuwe Werken
Het stadhuis is sinds 2015 geschikt voor Het Nieuwe Werken (HNW). Het gebouw is aangepast, de ICT-infrastructuur vernieuwd, tijd- en plaatsonafhankelijk werken is mogelijk. Het nieuwe concept bevalt goed. De mogelijkheden worden benut en passen bij onze werkwijze om in wisselende samenstelling te werken aan complexe opgaven. HNW en met name het onderdeel ‘gedrag’ vraagt continu aandacht. Bijvoorbeeld bewustwording op het gebied van privacy en informatieveiligheid.
Alle medewerkers zijn in 2015 in het stadhuis gehuisvest, met uitzondering van de eenheid Uitvoering. Medewerkers van de eenheid Uitvoering zijn in 2015 van de Werf naar Buitenzorg verhuisd, omdat de Werf sterk verouderd was en niet meer geschikt als werkomgeving. In 2015 is een deel van het stadhuis verhuurd aan Catawiki. Het besluit is genomen om Werkplein Drentsche Aa in 2016 te huisvesten in het stadhuis.

Overig
De bedrijfsvoering is doorgelicht met behulp van benchmarks. Deze uitkomsten zijn betrokken bij de bezuinigingsvoorstellen voor de komende jaren.

Integriteit

Ambtseed of belofte
Alle medewerkers die dit op grond van de ambtenarenwet verplicht zijn hebben de ambtseed/belofte afgelegd, nieuwe medewerkers worden hier ook consequent in meegenomen. Bij het afleggen van de ambtseed/belofte geven ambtenaren aan zich als goed ambtenaar te gedragen en zich te houden aan de gedragscode zoals die binnen onze organisatie is vastgesteld.

Verhouding afgelegde ambtseed of belofte sinds invoering ambtseed

In het jaar 2015 is door twaalf nieuwe medewerkers de ambtseed/belofte afgelegd. Aangezien het afleggen van de eed/belofte voor nieuwe medewerkers verplicht is, heeft geen enkele medewerker dit in 2015 geweigerd.

Integriteitsverklaring voor externen
De gedragscode van de gemeente Assen is ook van toepassing op ingehuurd personeel. Daartoe is een integriteitsverklaring opgesteld voor niet-ambtelijk personeel die door alle ingehuurde medewerkers wordt getekend vóórdat zij hun werkzaamheden voor de gemeente Assen beginnen. In 2015 zijn 40 integriteitsverklaringen afgelegd door nieuwe, niet ambtelijk aangestelde, medewerkers.

Aandacht voor integriteit
Integriteit is een onderwerp dat levend gehouden moet worden. Daarom is hier regelmatig aandacht voor tijdens de maandelijkse algemene voorlichtingsbijeenkomst voor alle personeel, maar ook tijdens managementochtenden komt dit onderwerp regelmatig aan bod.

Nevenfuncties (87 totaal)
Voordat medewerkers een nevenfunctie gaan uitoefenen vragen ze daarvoor toestemming, waarbij wordt getoetst of de nevenfunctie (de schijn van) belangenverstrengeling kan opleveren met de functie die de medewerker binnen de gemeente Assen bekleedt. In totaal zijn 87 nevenfuncties gemeld, de verdeling hiervan over de organisatie is als volgt:

Plichtsverzuim
Wanneer in individuele gevallen geconstateerd wordt dat medewerkers zich niet integer gedragen, volgt zorgvuldig onderzoek naar de toedracht van eventueel plichtsverzuim en worden, waar nodig, disciplinaire maatregelen opgelegd.

Informatiebeveiliging
Verder wordt informatiebeveiliging in relatie tot de aangescherpte privacywetgeving steeds meer een issue. In 2016 zal binnen de gemeente Assen beleid worden ontwikkeld dat ziet op de integriteitsaspecten bij het gebruik van systemen die privacygevoelige informatie bevatten.

Wat heeft het gekost